Módulo · Operaciones y tramitación
Operaciones y tramitación: cada contrato, del alta a la activación
La gestión de contratos de luz y gas de tu asesoría energética en un solo sitio: estados, plazos, documentos y renovaciones de cada CUPS, con backoffice y comerciales mirando lo mismo.
01Qué resuelve
Ningún contrato se queda a medio tramitar
Operaciones y tramitación de VEDRA ERP es el módulo que lleva cada contrato de luz y gas desde la oportunidad ganada hasta su activación en la comercializadora. Controla estados, plazos, documentación obligatoria y firmante, guarda cada renovación como un ciclo del mismo CUPS y prepara el preaviso de no renovación para asesorías energéticas.
- R-01
Backoffice y comerciales miran la misma operación
El comercial ve en qué estado está su contrato sin preguntar, y backoffice trabaja con datos completos y documentos en su casilla.
- R-02
Lo que se atasca, salta
Cada estado de espera tiene plazo. Al cumplirse, la operación pasa a KO y el comercial recibe el aviso.
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El historial del CUPS no se pierde
Cada renovación o cambio de comercializadora es un contrato nuevo del mismo punto de suministro. El anterior se conserva con sus fechas, su firmante y su producto.
02Cómo funciona
Estados y plazos de cada operación
Cuando una oportunidad del Funnel de Ventas se gana, nace su operación. Este es el recorrido de un contrato de luz o gas hasta que la comercializadora lo activa.
- 01
Borrador
El comercial monta la operación: comercializadora, producto, duración, firmante, IBAN y documentos.
- 02
Pendiente de tramitar
Solo entra si están los datos y los documentos obligatorios. Si falta algo, se queda en borrador y se dice qué.
- 03
Backoffice
Tu equipo de backoffice la revisa y la envía a la comercializadora, con cada paso en el histórico.
- 04
Solicitud aceptada
La comercializadora la acepta y se anota la fecha prevista de activación.
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Activada
Con la fecha de activación y la duración, el ERP calcula el fin de contrato. Desde aquí no se retrocede.
- 06
Renovación
Al acercarse el vencimiento, la oportunidad vuelve al Funnel de Ventas con sus tareas.
03Plazos con KO automático
Lo que lleva días parado no se esconde
El reloj de cada operación arranca al cambiar de estado. VEDRA ERP revisa los plazos cada hora y actúa solo.
| Estado | Plazo | Al vencer |
|---|---|---|
| Esperando documentación | 15 días naturales | Pasa a KO y el comercial recibe el aviso en la campana y por email. |
| Pendiente de firma | 5 días | Pasa a KO con aviso al comercial. |
| Pendiente de verificar | 5 días | Pasa a KO con aviso al comercial. |
| Borrador | 60 días | Pasa a KO: un borrador olvidado no se queda vivo en la cartera. |
04Verlo en marcha
Backoffice y comerciales en la misma pantalla
El listado de operaciones filtra por estado, comercializadora y comercial. Desde la ficha se cambia el estado con su fecha y un comentario que viaja en el mismo aviso.
- Cambio de estado siempre confirmado, con fecha de activación, baja o finalización cuando toca.
- Comentarios con aviso al creador de la operación y a backoffice.
- Pestañas de datos del cliente, del suministro, del agente, de la operación, histórico y documentación.
05Documentación y firmante
Documentación completa antes de enviar
Backoffice no persigue papeles: la operación no avanza a tramitación sin lo obligatorio.
- CIF o NIF del cliente siempre, y DNI de la persona firmante si el cliente es una empresa, una comunidad o una administración.
- Los documentos del titular valen para todas sus oportunidades: el CIF no se sube dos veces.
- Si se borra o se mueve un documento obligatorio, la operación vuelve a borrador con el motivo en el histórico.
- Dos archivos con el mismo nombre nunca se pisan: cada documento conserva el suyo.
- Firmante rellenado con los datos del cliente si es particular o autónomo; en empresas, se elige entre sus contactos firmantes.
- Documentación separada por contrato: un ciclo cerrado no mezcla sus papeles con los del siguiente.
06Ciclos y renovación
Ciclos y renovación del mismo CUPS
Cada punto de suministro acumula un contrato por renovación. Durante la ventana de renovación, el contrato en vigor convive con el nuevo en trámite sin pisarse.
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En vigor, en trámite o cerrado
El selector de contrato de la ficha muestra cada ciclo con su estado. Uno cerrado se consulta en solo lectura.
- C-02
Nuevo contrato con un clic
Hereda cliente, firmante e IBAN y deja vacías fechas y estado. El relevo se hace al activar el nuevo.
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Cambio de comercializadora sin trámites aparte
Si el ciclo nuevo se activa con otra comercializadora, el anterior pasa a baja anticipada con la misma fecha y la liquidación lo refleja.
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Preaviso de no renovación
Carta desde tu plantilla, editable antes de enviar, en PDF y desde el correo del comercial. Con varios CUPS, una carta por comercializadora.
07Funciones
Lo que incluye Operaciones
Operaciones y tramitación forma parte de los tres packs de VEDRA ERP. Compara qué más incluye cada uno en packs.
| Función | Qué hace |
|---|---|
| 13 estados de tramitación | De borrador a activada, más baja anticipada, finalizada y KO. Cada cambio se confirma, admite comentario y queda en el histórico. |
| Resumen diario por email | De lunes a viernes a las 08:00, cada comercial recibe sus operaciones vivas, una línea por contrato. |
| Red externa bajo control | Agencias y agentes colaboradores registran la operación de sus ventas ganadas y la editan en borrador; después la tramita tu backoffice y ellos la siguen y comentan. |
| Duración flexible | 12, 18 o 24 meses, fecha de fin personalizada o sin permanencia. El fin de contrato se calcula solo. |
| Servicios vinculados | Mantenimientos y otros servicios contratados junto al suministro, en la misma operación. |
| Alta desde la factura | Al crear una operación nueva puedes subir la factura del cliente y rellenar los datos del suministro con el OCR de facturas. |
| Importación de tu histórico | Trae los contratos que ya gestionabas en Excel o en otro CRM, agrupados por CUPS con sus ciclos. |
08Preguntas
Preguntas sobre la tramitación de contratos
¿Qué pasa si falta documentación para tramitar un contrato?
La operación no pasa a tramitación. VEDRA ERP exige el CIF o NIF del cliente y, si es una empresa, una comunidad o una administración, el DNI de la persona firmante; hasta que están, la operación se queda en borrador y el aviso dice qué falta. Si alguien retira después un documento obligatorio, la operación vuelve sola a borrador.
¿Qué ocurre si una operación se queda parada?
Pasa a KO al cumplir su plazo. Esperando documentación tiene 15 días naturales, pendiente de firma y pendiente de verificar 5, y un borrador 60. El comercial recibe el aviso en la campana y por email, y el cambio queda registrado en el histórico.
¿Cómo se gestiona un cambio de comercializadora de un cliente que ya tengo?
Como un contrato nuevo sobre el mismo CUPS. Se abre un ciclo nuevo en borrador con los datos del cliente heredados; cuando se activa con otra comercializadora, el contrato anterior pasa a baja anticipada y la regularización correspondiente llega a Contabilidad.
¿Mis agentes externos pueden dar de alta operaciones?
Sí. Agencias y agentes colaboradores crean la operación de sus oportunidades ganadas y la editan mientras está en borrador. Una vez registrada, la tramita tu backoffice y ellos la consultan y comentan sin poder modificarla. Lo explicamos en agencias y canal de agentes.
¿Se puede enviar el preaviso de no renovación desde el ERP?
Sí. VEDRA ERP prepara la carta a partir de tu plantilla, te deja editarla y la envía en PDF desde el correo del comercial. Si el cliente tiene varios CUPS, genera una carta por comercializadora dentro de un solo PDF.
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